Absentujúca, resp. zle nastavená stratégia internej komunikácie môže napáchať rozsiahle a ťažko napraviteľné škody. Frustrácia zamestnancov, nízka produktivita práce, slabá úroveň angažovanosti a spolupráce, vysoká fluktuácia a mnohé ďalšie negatívne faktory sú výsledkom nedostatočnej komunikácie medzi zamestnancami, líniovými manažérmi, vrcholovými manažérmi a vedením firmy.
Dlhodobá a najmä efektívna stratégia internej komunikácie je z hľadiska dosahovania úspechu, konkurencieschopnosti a napredovania firmy nevyhnutná. Ako ju vybudovať? Pozrime sa na proces tvorby internej komunikácie krok po kroku:
1. Stanovenie merateľných cieľov
Každá stratégia potrebuje mať jasne zadefinované ciele, premietnuté do realistického časového harmonogramu. Ciele musia byť konkrétne, jasne špecifikované, a najmä merateľné. Pri ich kreovaní si môžete pomôcť modelom SMART, ktorý vám napovie, aké atribúty by mali spĺňať, aby bolo ich definovanie správne a prinieslo očakávané výsledky:
Vytýčené ciele vám nájdu odpoveď napríklad na tieto otázky: Čo očakávate od internej komunikácie vo vzťahu k tímom a k firme? Akým spôsobom to dosiahnete? Kde sa nachádzate dnes a čo potrebujete v rámci komunikácie zlepšiť? Ako rýchlo potrebujete dosiahnuť výsledky?
2. Audit internej komunikácie
Druhým krokom je podrobný audit aktuálnych komunikačných aktivít vašej firmy. Na to, aby ste vedeli účinne nastaviť stratégiu vašej internej komunikácie, potrebujete poznať svoju “štartovaciu pozíciu”. Zistite, kde sú vaše slabé a silné stránky a získajte jasnejšiu predstavu, ktoré prvky bude nutné posilniť a ktoré naopak eliminovať. Vykonajte preto analýzu využívaných komunikačných kanálov a zhodnoťte ich efektivitu.
Súčasťou auditu by mali byť i hĺbkové rozhovory so zamestnancami na všetkých úrovniach, ktoré vám poodhalia možné nedostatky v komunikácii (nezrozumiteľnosť obsahu, nesúlad obsahu s cieľmi spoločnosti, nevhodný distribučný kanál…). Focus groups vám umožnia získať cennú spätnú väzbu o spokojnosti vašich zamestnancov, ich vnímaní pracovnej atmosféry a firemnej kultúry, ako aj pohľad zamestnancov na vašu značku zamestnávateľa (Employer branding). Prieskum môžete realizovať formou anonymného dotazníka alebo prizvaním externých odborníkov (prelink na kontakt GALTON :), ktorí zaistia vyššiu dôveryhodnosť realizovaného prieskumu, zrozumiteľnosť interpretácie výsledkov a aj vyššiu mieru reakcií (response rate).
3. Segmentácia cieľového publika
Väčšina zamestnancov sa cíti byť zahltená informáciami, ktoré sú pre nich v danom čase irelevantné a nepotrebné. Efektívna stratégia internej komunikácie sa preto opiera o potrebu sprostredkovať zamestnancom správne informácie, v správnom čase a na správnom mieste. Z tohto pohľadu by ste nemali nahliadať na svojich zamestnancov ako na homogénne publikum. Segmentujte zamestnancov do rôznych cieľových skupín podľa toho, aký typ obsahu je pre nich užitočný a aký typ reakcie/ angažovanosti od nich očakávate (aktívne zapojenie do tvorby obsahu, zdieľanie informácií v tímoch / v externom prostredí…)
4. Nastavenie stratégie internej komunikácie
Po zadefinovaní východiskovej pozície, dosiahnuteľných a merateľných cieľov a segmentácii cieľového publika môžete pristúpiť k tvorbe efektívnej komunikačnej stratégie. Jej ťažiskom by mal byť transparentný plán komunikácie poskytujúci podrobný prehľad o plánovaných aktivitách, časových harmonogramoch, mediaplánoch a rozpočtoch. Stratégia by okrem uvedených východísk mala obsahovať jasné odpovede na kľúčové otázky:
- Kto prevezme zodpovednosť za realizáciu internej komunikácie? Definujte zainteresované a zodpovedné osoby a poverte ich konkrétnymi úlohami (iniciátori komunikácie, tvorcovia a spolutvorcovia obsahu, kontrolné zložky…)
- Ako bude prebiehať komunikačný tréning? Komunikačné schopnosti sa v ľuďoch nerodia same. Je preto nevyhnutné, aby ste do stratégie internej komunikácie zahrnuli i pravidelný tréning komunikačných aktivít manažmentu a teamleaderov.
- Aký typ nástrojov a distribučných kanálov bude najefektívnejší? Zvoľte si vhodné komunikačné platformy, ktoré vám zabezpečia plynulosť, relevantnosť a efektívny dosah komunikácie.
- Aký typ informačného obsahu je pre vaše publikum najpríťažlivejší? Dôležitým faktorom prijatia komunikovaných posolstiev je nielen relevantné určenie adresáta, ale aj atraktívneho formátu. Zdieľajte informácie, ktoré sú pre danú skupinu cieľového publika zaujímavé obsahom i formou a dbajte pri tom na elimináciu “informačného zahltenia”. Zohľadniť by ste mali aj účel komunikovaného obsahu, teda či je cieľom pasívne informovať, aktívne zapojiť, otvoriť diskusiu, zdieľať v internom/externom priestore, atď.
5. Implementácia
Po nastavení stratégie môžete vypracované štandardy a pravidlá internej komunikácie smelo uviesť do praxe. Plán môžete aktivovať v internom prostredí vašej firmy rôznymi atraktívnymi formami: welcome pack, firemný magazín, brožúry, roll-upy, intranet, newsletter, blog, vlog, podcast, social media, microsites, chatbot, digital signage, onboarding a offboarding proces…
6. Meranie
Poslednou a veľakrát podceňovanou fázou je meranie. Jasné a prehľadné hodnotenie efektivity vynaložených ľudských, časových či finančných zdrojov, vám pomôžu monitorovať úspešnosť internej komunikácie a návratnosť investícií. Priebežne merajte mieru interakcií (napr. počtom like-ov, komentárov a zdieľaní), zistite nárast prijatých žiadostí o zamestnanie na základe odporúčaní zamestnancov, sledujte zvýšenie produktivity práce, nápadov na inovácie, zníženie pracovných úrazov či fluktuácie zamestnancov….
Potrebuje sa aj vaša firma spriateliť s efektívnejšími formami internej komunikácie? Neváhajte nás osloviť. V GALTON Brands na vás čaká tím špecialistov, ktorí vám pomôžu zvýšiť úroveň internej komunikácie, výkonnosť vašich zamestnancov, konkurencieschopnosť a ziskovosť vašej spoločnosti.
