Interná komunikácia sa stáva čoraz dôležitejšou časťou komunikačnej stratégie. Mnohé veľké firmy disponujú vlastným oddelením určeným na internú komunikáciu, menšie spoločnosti častokrát presúvajú otázky internej komunikácie do kompetencie HR oddelenia. Je však mylné sa domnievať, že zodpovednosť za úroveň a efektivitu internej komunikácie má výlučne pridelené oddelenie firmy. Interná komunikácia je totiž v rukách celej spoločnosti, vrátane každého jej člena.
Interná komunikácia v rukách generálneho riaditeľa
Úloha riaditeľa, ako vrcholového predstaviteľa firmy, je vcelku jednoznačná. Riaditeľ by mal odkomunikovať víziu, poslanie a hlavné ciele spoločnosti, a to takým spôsobom, aby boli všetky informácie jasné, zrozumiteľné a transparentné pre všetkých členov tímu. Jeho úlohou je preto nájsť vhodný spôsob, akým tieto posolstvá rozšíri medzi svojich zamestnancov na všetkých úrovniach riadenia.
Azda najčastejšie využívaným informačným zdrojom, ktorý vedenie v komunikácii so svojimi zamestnancami využíva, sú newslettre. Vo väčšine firiem je to primárna forma komunikácie, pretože informácie zasiahnu všetkých členov tímu v rovnakom čase. Vedeli ste však, že práve e-mail je podľa prieskumov najmenej efektívna forma internej komunikácie?
Každá kontrola stavu doručenej pošty však znamená odpútanie pozornosti od práce. Zamestnanec je teda od svojej práce vyrušený v priemere až 36x za hodinu! Následne mu trvá niekoľko minút, kým sa opäť začne sústrediť a plne koncentrovať na zverenú úlohu. Ďalším handicapom e-mailovej komunikácie je preplnenosť schránok spamom a informáciami, ktoré pre daného zamestnanca nie sú relevantné.
Ďaleko efektívnejší spôsob, akým by malo vedenie komunikovať so svojim tímom, je adresný, vizuálne príťažlivý obsah v podobe infografík či pútavých videí. Je však nevyhnutné sa uistiť, že distribuovaný obsah osloví správneho zamestnanca v správnom čase a poskytne mu relevantné informácie.
Interná komunikácia v rukách manažéra
Úlohou manažérov je odkomunikovať a vysvetliť ciele spoločnosti, ako aj jednotlivú participáciu zamestnancov na ich dosahovaní. Je nesmierne dôležité, aby mal každý člen tímu jasné informácie o tom, aký vplyv a dosah má jeho pracovný výkon na dosahovaní nastavených cieľov a úspechu firmy. Podstatné však nie je len sprostredkovať informácie a inštrukcie o tom, čo je úlohou jednotlivých zamestnancov. Kľúčovým prvkom je najmä premena jednosmernej komunikácie na obojsmernú a otvorenie konštruktívneho dialógu.
Efektívna interná komunikácia vám pomôže odhaliť mnohé nevypovedané otázky a prípadné nedorozumenia v rámci rôznych organizačných štruktúr. Umožnite preto zamestnancom vyjadriť svoj názor a uistite sa, že všetci členovia pochopili víziu spoločnosti a sú s ňou stotožnení. Len správne pochopené a spoločne vyznávané hodnoty naprieč všetkými úrovňami riadenia povedú k dosiahnutiu nastavených cieľov.
Interná komunikácia v rukách zamestnancov
Nedovoľte, aby boli vaši zamestnanci v rámci internej komunikácie v pasívnej pozícii. Všetci túžia po tom byť vypočutí a vyjadriť svoj názor. Neváhajte ich preto plnohodnotne zapojiť do internej komunikačnej stratégie. Vytvorte im vhodné podmienky na to, aby mohli svoje komunikačné potreby naplno realizovať. Skvelým spôsobom, ako môžu vyjadriť svoje myšlienky, je napríklad tvorba blogových príspevkov.
Blogové články či krátke videá sú skvelou formou, akou sa môžu zamestnanci podeliť o svoje cenné poznatky, nápady či názory s ostatnými členmi tímu. Zdieľanie tipov a postupov podporí tímového ducha, zvýši motiváciu a umocní pocit, že ich podnety sú dôležité, užitočné a akceptované.
Z predošlých riadkov je zrejmé, že interná komunikácia je dôležitým organizačným konceptom. Napriek tomu je jej prítomnosť v stratégii väčšiny firiem, žiaľ, nedostatočná. Údaje zhromaždené odborníkmi na internú komunikáciu odhaľujú nelichotivé zistenia:
Potrebuje aj vaša firma efektívny plán internej komunikácie? V GALTON Brands vám pomôžeme uchopiť problematiku internej komunikácie a radi vám pripravíme komunikačnú stratégiu ušitú na mieru. Neváhajte nás osloviť.
